Materi tikkelas 7 : MAIL MERGE pada MS.word

MAIL MERGE (Surat Gabung)
   Mail Merge (surat gabung) adalah suatu fasilitas yang terdapat pada Ms Word untuk menggabungkan beberapa data seperti nama, alamat, data yang satu dengan lainnya saling berbeda. Data tersebut harus kita gabungkan dengan sebuah surat yang isi dan maksudnya adalah sama. Contoh kita mengirim surat yang ditujukan kepada bebrapa orang, yang nama dan alamatnya berbeda – beda. Dan harus membuat dua file yaitu File Master dan File Data. Langkah – langkah pembuatan Mail Merge adalah sebagai berikut :

• Membuat Document Master

Document ini disebut Document master (File Master), yang
berisikan Isi Surat (isi sama). Contoh :

Kepada Yth,
Bpk / Ibu / Sdr . ……………
Di. ………………………….

Dengan hormat,

Setelah Selesai kita simpan dengan nama bebas

•  Menjalankan Perintah Mail Merge dan membuat file data

b. Mengaktifkan perintah
- Aktifkan file masternya
- Klik Tools lalu Pilih / Klik Mail Merge
a. Main Document
- Pilih / Klik Create
- Pilih / Klik Form Letters
- Pilih / Klik Active Windows

c. Data Source
- Pilih / Klik Get Data
- Pilih / Klik Create Data Source
- Pilih / Klik Remove field Name (untuk menghapus field yang tidak dibutuhkan)
- Ketik Field Name yang diinginkan
Contoh : Nama {enter}, Alamat {enter}, dll
- Klik Ok
- Ketik Nama file Data (Nama bebas) lalu tekan Enter
- Pilih / Klik Edit Data Source
- Masukkan isi Field Name
Contoh : Agus {enter}, Gemolong {enter}, dll
Atau sejumlah nomor recourd yang diinginkan.
- Kalau selesai sejumlah data yang diundang, Klik OK
d. Menempatkan Field Name
- Letakkan pointer (kursor) ke tujuan
- Pilih / Klik Insert Merge Field
- Pilih dan Klik salah satu Field Name yang akan ditempatkan.
Catatan : Ulangi hingga selesai (semua filed name)

• Menjalankan Mail Merge

Setelah Field Name ditempatkan di File Master selesai, maka kita bisa mengetahui (menjalankan) hasilnya. Langkah – langkah sebagai berikut …
- Aktifkan file masternya
- Pilih / Klik Icon
- Klik Anak panah kiri dan kanan
Hingga muncul hasil di file ma